Искать


 

Вівторок, 09 Лютий 2016 13:11

ГУ Держпраці у Луганській області інформує: розпорядчі документи – поняття, види та характеристика. Особливості їх складення та оформлення

Оцените материал
(0 голосов)

 

ГУ Держпраці у Луганській області інформує: розпорядчі документи – поняття, види та характеристика. Особливості їх складення та оформлення

  

Нормативна база, якою слід користуватися при складенні та оформленні документів:

 

«ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена Постановою КМУ від 30.11.2011 р. № 1242;

 

«ПРАВИЛА організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджені Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015  № 1000/5.

 

Поняття розпорядчих документів.

 

В розпорядчих документах втілюється розпорядча діяльність органів управління і посадових осіб. Вона не спрямована на встановлення, зміну або скасування норм права, не вносить нових нормативів у правове регулювання. У таких документах не зазначається строк їхньої дії, за змістом вони є актами, що втрачають силу після виконання приписів, що в них містяться. Їхня ефективність та виконуваність мають значення в найближчий період після їхнього видання, тому що саме вони представляють оперативність реакції органів на зміни в управлінській ситуації. Зміна ситуації може викликати видання нових розпорядчих документів з новими приписами щодо тих самих питань. Цим вони відрізняються від правових норм і являють собою директиви про те, як найбільш ефективно ці норми виконувати.

 

Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

 

Види та характеристика розпорядчих документів.

 

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

 

документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо):

 

постанови;

 

рішення.

 

Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

 

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВИРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

 

документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник:

 

накази;

 

розпорядження.

 

Накази — це розпорядчі документи, які видає керівник установи одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань. Вимоги, викладені в документі, обов’язкові для виконання. Накази стосуються найбільш важливих питань діяльності установи, Накази, як правило, мають необмежений строк дії, на них можна посилатися при виконанні своїх повноважень. Ключове слово цього номіналу розпорядчого документа — «НАКАЗУЮ:».

 

Розпорядження - це розпорядчі документи, які видає керівник установи одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення оперативних завдань. Вимоги, викладені в документі, обов’язкові для виконання. Розпорядження вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату, посилатися на них можна лише в окремих випадках. Ключове слово цього номіналу розпорядчого документа — «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

 

Відмінність наказів від розпоряджень:

 

Наказ

Розпорядження

Видається задля вирішення основних і оперативних завдань

Видається задля вирішення оперативних завдань

Породжує тривалі правові відношення (розподіл обов’язків)

Вичерпується однократним виконанням (вихід на роботу у вихідний день)

Має, як правило, необмежений строк дії

Чинне впродовж терміну, зазначеного в ньому, або ж до досягнення результату

Діє до відміни чи прийняття нового

Діє до його виконання

 

Складення деяких видів розпорядчих документів: наказів та розпоряджень.            

 

Накази   (розпорядження)   видаються     як     рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.

 

За змістом управлінської дії накази видаються з:

 

основних питань діяльності установи;

 

адміністративно-господарських;

 

3) кадрових питань.

 

Проекти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських   питань   готуються   і   подаються структурними підрозділами за дорученням керівника установи чи за власною ініціативою.

 


                Проекти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

 

У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

 

Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

 

Внутрішнє погодження оформляють шляхом проставляння візи, яка оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 і включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище посадової особи, яка візує документ, дату візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ.

 

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів візуються на першому примірнику.

 

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Про наявність зауважень обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.

 

Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ в установі, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

 

Внутрішнє погодження проекту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності:

 

1) працівником, який підготував документ,

 

2) керівником структурного підрозділу, в якому його створено,

 

3) функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності),

 

4) посадовими особами, які зазначені в проекті документа як виконавці,

 

5) фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проект документа стосується фінансових питань),

 

6) керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи),

 

7) заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа.

 

За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

 

Якщо у процесі візування до проекту документа внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню і повторному візуванню.

 

Зовнішнє погодження проектів документів може бути оформлено аркушем погодження, грифом погодження, довідкою про погодження, листом погодження або представленням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

 

Накази (розпорядження) підписуються керівником установи, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

 

Після підписання   наказу   (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін.

 

Наказ   (розпорядження) оформляється на бланку наказу (розпорядження). Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про     створення...",)   або   іменника   ("Про підсумки...", "Про заходи...").

 

Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин:

 

констатуючої (преамбули);

 

розпорядчої.

 

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою", “Відповідно до”, “Згідно з” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

 

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", розпорядження може починатися   із   слова   "ЗОБОВ'ЯЗУЮ",   яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

 

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх
виконання. Виконавці можуть бути названі також   узагальнено, наприклад:   "головам   районних   державних   адміністрацій", "начальникам структурних підрозділів".

 

При цьому,   як   правило,   не   застосовується   написання неконкретних   доручень,   які   містять   слова:   "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу", тощо.

 

Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

 

Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження) оформляються окремим наказом (розпорядженням), який   повинен   мати   такий заголовок: "Про внесення змін до наказу (розпорядження)..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до
якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту:

 

"1. Внести зміни до наказу (розпорядження)".

 

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

 

"1) пункт 2 викласти в такій редакції:...";

 

"2) пункт 3 виключити";

 

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...".

 

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

 

"1) Внести зміни до... (додаються)".

 

Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову   особу   функцій   з   контролю   за виконанням наказу (розпорядження).

 

До наказів (розпоряджень) не може включатися пункт "Наказ (розпорядження) довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ (розпорядження), зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

 

Накази   (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді:

 

індивідуальних;

 

зведених.

 

В індивідуальних наказах (розпорядженнях) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

 

Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається   з прийменника   "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У   зведених   наказах   (розпорядженнях)   може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

 

У   тексті   наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового   складу),   як   правило,   констатуюча   частина   не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності:   вид   акта,   його   автор, дата, номер, повне найменування.

 

Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу (розпорядження), і малими - ім'я, по батькові   працівника   та   текст   наказу. У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

 

У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу   працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

 

У зведених наказах (розпорядженнях) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що   розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного
наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

 

У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

 

Під час   ознайомлення   з   наказом   (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

 

Коли обсяг інформації великий, у проекті наказу (розпорядженні) викладають лише основні питання, а конкретизовану інформацію подають у додатках до документа. Якщо є додатки (графіки, схеми, таблиці, списки, положення, інструкції, правила, регламенти тощо), у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини роблять посилання: (додаток 1); (додаток 2) або: відповідно до додатка 1, відповідно до додатка 2.

 

На документах-додатках у правому верхньому куті друкують слово «Додаток» (якщо додатків кілька, їх нумерують) зазначаючи, до якого наказу (розпорядження) або окремого пункту документа належить додаток.

 

Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

 

Копії   наказів   (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам,   посадовим   особам,   працівникам.   Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

 

4. Вимоги до оформлення документів.

 

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

 

30 - ліве;

 

10 - праве;

 

20 - верхнє та нижнє.

 


                Для   друкування     текстів     службових     документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12   друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
                Текст     документів     на     папері     формату     А4 (210 х 297   міліметрів) рекомендовано   друкувати   через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
                Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал.
               Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.
                Назва виду документа друкується великими літерами.

 

Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

 

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

 

Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

 

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

 

125 міліметрів - для розшифрування підпису в   реквізиті
"Підпис".

 

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів:

 

"Дата документа";

 

"Заголовок до тексту документа";

 

"Текст" (без абзаців);

 

найменування посади у реквізитах "Підпис";

 

слів "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

 

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

 

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

 

Прочитано 672 раз Последнее изменение Вівторок, 09 Лютий 2016 13:19
Автор

Автор-редактор статей

Авторизуйтесь, чтобы получить возможность оставлять комментарии

Дополнительная информация